Datenschutz Sicherstellung in der Personalabteilung und bei der Einstellung: Das thailändische PDPA verstehen
Thailand hat im Jahr 2022 das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Personal Data Protection Act, PDPA) eingeführt, um Richtlinien für den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten festzulegen. Die technologischen Entwicklungen erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen, weshalb diese Richtlinien von entscheidender Bedeutung sind. Das PDPA umfasst die Verantwortlichkeiten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, die personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten, wie z. B. Unternehmen, die Mitarbeiterinformationen erhalten.
Personal- und Recruitmentabteilungen sind in hohem Maße mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten befasst, einschließlich Stellenbewerbungen, Mitarbeiterdatenbanken und Gesundheitsinformationen. All diese Tätigkeiten fallen in den Bereich des Schutzes personenbezogener Daten. Um das PDPA einzuhalten, sollten Personalabteilungen einige wesentliche Richtlinien beachten.
Zuerst sollte die Personalabteilung vor der Erhebung personenbezogener Daten eine informierte Zustimmung einholen. Dazu gehört, dass die betroffenen Personen, z. B. Mitarbeiter und Bewerber, über den Zweck der Datenerhebung, die Verwendung der Daten, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten und ihre Rechte in Bezug auf ihre Daten informiert werden. Bei der Erhebung sensibler Daten, wie z. B. Strafregisterauszüge, die nach dem PDPA als sensible Daten gelten, muss die ausdrückliche Zustimmung des Dateninhabers eingeholt werden. Darüber hinaus sollte die Personalabteilung die Datenminimierung praktizieren, indem sie nur die Daten erhebt, die für bestimmte Zwecke erforderlich sind und es vermeidet, übermässige oder irrelevante Informationen zu sammeln.
Transparenz ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung; die Personalabteilung sollte Richtlinien und Praktiken für den Umgang mit Daten mitteilen, um sicherzustellen, dass der Betroffene weiß, welche Daten gesammelt werden, warum sie gesammelt werden und wie sie verwendet werden. Es sollte eine Sicherheitsmaßnahme eingeführt werden, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung zu schützen.
Zu diesen Maßnahmen gehören technische Sicherheitsvorkehrungen wie Verschlüsselung und Firewalls und organisatorische Maßnahmen wie Zugangskontrollen und regelmäßige Audits oder die vom Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten vorgesehenen Mindestvorschriften. Darüber hinaus sollte die Personalabteilung den betroffenen Personen die Möglichkeit geben, ihre Daten auf Anfrage einzusehen, zu berichtigen oder zu löschen, und sie über ihr Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung informieren.
Richtlinien zur Datenaufbewahrung sollten sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Erfüllung der erhobenen Zwecke erforderlich ist, und dass genaue Verfahren zur Datenlöschung und -vernichtung vorgesehen sind. Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für Personalmitarbeiter zu den Grundsätzen und Praktiken des Datenschutzes sind für die laufende Einhaltung des PDPA unerlässlich. Durch die Befolgung dieser Richtlinien können Personalabteilungen personenbezogene Daten wirksam schützen, das PDPA einhalten, das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern und die Privatsphäre und Sicherheit von Mitarbeiterinformationen gewährleisten.
Für die Erfassung von Strafregisterauszügen enthält das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten spezifische Hinweise, wonach diese nur sechs Monate nach der letzten Verwendung für den jeweiligen Zweck aufbewahrt werden dürfen. Falls erforderlich, muss die Zustimmung des Dateninhabers eingeholt werden. Andernfalls ist es verboten, personenbezogene Daten aufzubewahren.
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