Die Ausgangssituation:
Schleichender Übergang zu nicht erlaubten Aktivitäten des Rep. Offices
„Zwar war man sich bewusst, dass man mit diesen Dienstleistungen und Aktivitäten den legalen Boden eines Rep. Office schleichend verließ, aber taten das nicht viele andere auch?“
Ein nordeuropäisches Unternehmen produziert Maschinen und Einrichtungen, die in Automatisierungsanlagen eingesetzt werden. Es gibt bereits Exportumsätze nach Thailand, aber man möchte sich jetzt direkt im Markt etablieren. Ein Anwaltsbüro in Bangkok empfiehlt die Gründung eines Representative Office (RepOffice) als Einstieg. Es wurde gegründet, ein Büroleiter bestellt und ein kleines Team thailändischer Mitarbeiter aufgebaut.
Schon bald erwies es sich als richtig, da man bei den modernen Industrieunternehmen in Thailand erhebliche Umsätze erzielen konnte. Schon nach zwei Jahren vermittelte man deutlich mehr als eine Million Euro Umsatz für die Muttergesellschaft in Europa. Das RepOffice stellte die Produkte vor, informierte über ihr Anwendung, beriet die Produktion und vermittelte den Direktauftrag an die europäische Muttergesellschaft.
Zwar war man sich bewusst, dass man mit diesen Dienstleistungen und Aktivitäten den legalen Boden eines RepOffice schleichend verließ, aber taten das nicht viele andere auch? Wer sollte sich dafür schon interessieren und sollte etwa man auf die lukrativen Aufträge verzichten?
Überraschender Besuch der Behörde: ein Wettbewerber fragt nach!
Natürlich wurde der Wettbewerb auf die Verkaufserfolge aufmerksam. Ein Thai-Unternehmen fand heraus, dass der wachsende neue Mitbewerber in Thailand nur mit einem RepOffice vertreten war und gab den Behörden einen Tipp. Und so bekam das RepOffice behördlichen Besuch. Man wollte mehr wissen über die Aktivitäten. Ob es denn zutreffe, dass man bei dem Kunden „X“ Preise angeboten und bei Kunden „Y“ sogar über die richtigen Komponenten verhandelt habe.
Dem Leiter des RepOffice gelang es, die Beamten zunächst mit dem Hinweis auf mögliche Fehler eines früheren Mitarbeiters zu beruhigen. Es war aber klar, dass man jetzt unter Bobachtung stand.
Die Herausforderung
Augen zu und durch ist keine Option mehr
Bei Verstoß gegen das Verbot für vertriebliche und andere Dienstleistungen, das in Thailand für RepOffices gilt, droht nicht nur der Entzug der Geschäftslizenz und die Ausweisung des Office Managers binnen 48 Stunden. Sollte das RepOffice zudem als (unerlaubte) Betriebsstätte der Muttergesellschaft betrachtet werden, kämen Körperschaftssteuern für alle Umsätze nach Thailand hinzu. Ein Horror für die heimische Finanzabteilung.
Es galt, möglichst schnell eine legale Struktur für die erfolgreiche, aber verbotene Vertriebsaktivität zu finden.
Die Vorgehensweise
Definition der nötigen Aktivitäten und eine angepasste Rechtsstruktur
„Für die Suche nach der besten Lösung ist nicht nur juristisches Wissen, sondern vor allem betriebswirtschaftliches Verständnis erforderlich. Denn es ist entscheidend, dass die richtigen Fragen gestellt werden.“
Für den legalen Vertrieb ausländischer Firmen in Thailand gibt es teure, komplizierte, halblegale, aber eben auch effiziente und rechtlich sichere Lösungen.
Deshalb arbeiteten die Sanet Managementberater von Anfang an Hand in Hand mit Sanet Legal Ltd., der Anwaltskanzlei der Gruppe. Entscheidend war dabei, dass die richtigen Fragen gestellt wurden:
Was ist der Charakter seiner Produkte und für welche Branchen sind die Produkte bestimmt? Benötigt man für den Vertrieb technische Beratung, Lagerführung, Ersatzteile? Will man im Land noch Produkte zukaufen, evtl. weiterverarbeiten oder sogar handeln? Ist Export oder sind Streckengeschäfte in Drittländer geplant? Wo genau werden die Produkte produziert und letztlich, verkauft man direkt an die verarbeitende Industrie oder eher an Systemintegratoren oder Distributoren?
Von alledem hängt es ab, welche Rechtsform in Frage kommt und welche Kosten und Bedingungen mit dem legalen Vertrieb verbunden sind.
Nun wurden alle rechtlichen Möglichkeiten überprüft, ob sie jeweils die angestrebten Aktivitäten abdeckten. Auch wurde dargestellt, mit welchen finanziellen und organisatorischen Bedingungen die einzelnen Optionen verbunden sind.
Grundsätzlich einigte man sich auf die Gründung einer Company Limited, ähnlich der deutschen GmbH. Sodann wurde erwogen und mit den Anforderungen abgeglichen:
- eine Aufhebung des Vertriebsverbotes durch Kapitalisierung der Company Limited
- ein Joint Venture mit 51 % thailändischer Mehrheit
- der Antrag auf eine Foreign Business License
- ein Foreign Business Certificate als Trade and Investment Service Office (TISO)
- eine Cross-Shareholding-Struktur
- eine Business Unit bei einem Thai Vertriebsdienstleister
- ein International Trade Center (ITC) unter BOI
- das International Headquarter (IHQ) unter BOI
Darüber hinaus wurden die einzelnen Lösungsmöglichkeiten auf etwaige Privilegien, wie zum Beispiel das Recht auf Landeigentum, Erleichterung bei Arbeitsgenehmigungen für Ausländer und ähnliche untersucht.
Die Lösung
„In vollem Umfang legal konnte das Unternehmen seine Vertriebsaktivitäten weiter ausweiten. Angst vor unverhofften Behördenbesuchen und missgünstigen Wettbewerbern gehören der Vergangenheit an.“
Nach sorgfältiger Abwägung in einem Workshop zwischen unserem Klienten, den Sanet Vertriebs-Experten und den Anwälten von Sanet Legal Ltd. entschloss man sich zur Gründung eines Trades & Investment Service Office (TISO). Der nötige Kapitalbedarf von ca. 25.000 EUR war ebenso tragbar wie die Mindestkosten, die das BOI für ein solches Unternehmen verlangt.
Mit der Erlaubnis, Dienstleistungen und der insoweit vertrieblichen Unterstützung der Muttergesellschaft und ihrer verbundenen Unternehmen wären die Hauptaktivitäten in Thailand nunmehr legal. Auch durfte man Teile importieren oder im Land Teile zukaufen und handeln. Für die Beschränkungen des TISO beim Direktverkauf von Lagerware an „Enduser“ vermittelte Sanet praktikable Lösungsansätze.
Die Firmengründung dauerte zwei Wochen, der Antragsprozess für das TISO dauerte ca. 8 Wochen nach Einreichung der Unterlagen. Bei diesen Unterlagen, insbesondere beim Erarbeiten des Business Plans mit den richtigen Parametern für die Zulassungsprüfung, unterstütze Sanet ebenfalls.
Nachdem das Business–Zertifikat für das TISO erteilt wurde, hatte ein Antrag auf Erteilen einer umfassenderen Foreign Business License (FBL) bessere Erfolgschancen. Mit ihr waren praktisch alle Vertriebsbeschränkungen womit dann nochmals erweiterte Rechte im Vertrieb verbunden sind.
Zusätzlich erhielt das Unternehmen durch die Regierung formell das Recht, Landeigentum für sein Service-Büro zu erwerben. Das RepOffice wurde zunächst „heruntergefahren“ und steht vor der Rückgabe der Lizenz.